Quản lý nội dung doanh nghiệp (thường được gọi tắt là ECM lấy từ chữ cái đầu của các từ tiếng Anh Enterprise content management), hay quản lý nội dung các tài liệu trong doanh nghiệp, là việc số hóa các tài liệu trong doanh nghiệp để quản lý (bằng công cụ máy tính).
Khái quát
ECM là hệ thống quản trị tri thức doanh nghiệp hiện đại, thực hiện số hóa tài liệu và quy trình để xây dựng kho tri thức doanh nghiệp mang tính lưu giữ và kế thừa, xây dựng văn hóa doanh nghiệp qua công cụ truyền thông nội bộ hiệu quả, nâng cao hiệu suất quản lý dự án và tính linh hoạt trong hoạt động kinh doanh với chức năng phê duyệt và chữ ký điện tử (Digital Signature), giảm lượng giấy tờ quy trình xử lý thủ công nhờ vào văn phòng điện tử (E-office), nâng cao chất lượng và hiệu quả xử lý thông tin với công nghệ nhận diện văn bản đa định dạng (OCR), bảo mật dữ liệu qua hệ thống xác thực, phân quyền nhiều lớp.
Trong các doanh nghiệp thì phần tài liệu (giấy tờ, công văn, hình ảnh) phát sinh rất nhiều, việc quản lý theo truyền thống lưu trữ bằng giấy có rất nhiều khuyết điểm như tốn chi phí, bảo mật, tìm kiếm, mức độ rủi ro. ECM được đề cập đến như một giải pháp thay thế, phần tài liệu sẽ được số hóa để quản lý. Ngoài ra ECM còn còn quản lý những phần ngoài tài liệu như nội dung trang web, quản lý phiên bản tài liệu (một tài liệu có thể có rất nhiều phiên bản từ lúc hình thành cho đến khi kết thúc)...
ECM không đơn giản chỉ là một sản phẩm phần mềm. Theo nghĩa đầy đủ, ECM là một hệ thống bao gồm chiến lược, phương pháp và các bộ công cụ được sử dụng để thu nhận, quản lý, lưu trữ và phân phối toàn bộ thông tin phi cấu trúc của tổ chức tới người dùng, tới các ứng dụng khác và tới các quy trình nghiệp vụ của tổ chức đó.
Lợi ích của ECM với doanh nghiệp
- Tăng cơ hội kinh doanh nhờ vào thông tin thông suốt, chính xác, rút ngắn thời gian ra quyết định và xử lý các quy trình nội bộ.
- Tăng chất lượng dịch vụ khách hàng
- Tăng hiệu quả làm việc
- Giảm chi phí vận hành doanh nghiệp
- Giảm sai sót, rủi ro trong quá trình xử lý dữ liệu
- Giảm thời gian xử lý quy trình
- Giảm rủi ro thất thoát tài liệu.
Các thành phần
Các hệ quản trị ECM có nói chung có thể chia ra làm bốn mục chính:
- Thu thập dữ liệu từ nhiều nguồn khác nhau: làm thao tác lấy dữ liệu từ những nguồn khác nhau như văn bản tài liệu giấy, các tài liệu điện tử (văn bản, bảng tính, bản trình chiếu...), dữ liệu âm thanh, hình, phim ảnh. Liên quan đến các công nghệ nhận dạng, tạo chỉ mục, phân loại.
- Lưu trữ dữ liệu: đưa các dữ liệu nhập vào cất giữ, quản lý như sao lưu/phục hồi. Liên quan thiết bị lưu trữ (ổ đĩa cứng, băng từ, CD-ROM...), công nghệ lưu trữ ?, thời hạn lưu trữ
- Phân phối dữ liệu đến người dùng: cách đưa dữ liệu đến người dùng, liên quan đến tính bảo mật (tài khoản/quyền hạn), tìm kiếm, hiển thị, ứng dụng hiển thị, định dạng file xuất
- Quản lý cơ sở dữ liệu, quản lý hệ thống, quản lý người dùng: khái niệm chung có thể hiểu bao gồm cả ba mục còn lại. Các phần quản lý bao gồm quản trị cơ sở dữ liệu, quản lý hệ thống, quản lý người dùng
Lợi ích thực tế của ECM
Việc triển khai ECM mang lại nhiều lợi ích cho tổ chức, giúp cho việc quản lý nội dung, thông tin doanh nghiệp được thực hiện một cách dễ dàng, thông suất theo đúng các tiêu chuẩn, quy trình đã định. Cụ thể:
- Tự động hóa quy trình xử lý nghiệp vụ.
- Tập trung hóa việc quản lý thông tin.
- Cung cấp thông tin nhanh chóng và đầy đủ.
- Hỗ trợ ra quyết định kịp thời.
- Tiết kiệm chi phí vận hành (đặc biệt là chi phí giấy tờ).
- Dễ đánh giá chất lượng công việc, giảm thiểu sai sót, giảm thiểu thiệt hại.
- Dễ dàng kiểm tra, truy vấn thông tin.
Những phân hệ có thể áp dụng ECM
- Quản lý tài liệu (Document Managerment).
- Quản lý luồng công việc (Workflow).
- Quản lý nội dung web (Web content Managerment).
- Quản lý hồ sơ (Records Management).
